電子カルテが普及した現在でも、診療記録や患者資料の印刷は医療現場に欠かせない業務のひとつです。
とはいえ、日々の印刷費は見えにくく、気づかないうちに経営を圧迫することがあります。
実際のところ、プリンターのコストで最も負担になるのは、購入費ではなく導入後に発生する「ランニングコスト」です。
本記事では、医療機関が見落としがちな5つのコスト要素を整理し、それぞれを最適化するための具体的な方法をわかりやすく解説します。
プリンターの「ランニングコスト」とは？
プリンターのランニングコストとは、導入後に継続してかかる運用費のことです。
医療機関ではカルテや説明資料の印刷が多く、想像以上に費用が積み重なりやすい環境にあります。
ここからは、医療現場の現状と無駄を減らすポイントを整理していきます。
購入費よりも重要な「運用コスト」
プリンター本体の価格は一度きりの出費ですが、運用コストは使うほど増えていきます。
医療現場では診療記録や同意書、患者配布用資料などを日常的に印刷するため、知らないうちに費用が膨らみがちです。
1枚あたり数銭〜数円の差でも、月間・年間では大きな支出になります。
「ランニングコスト」に含まれる5大要素
プリンターのランニングコストは、主に次の5つの要素で構成されています。
- トナー／インク代
- 用紙代
- 保守契約費
- 電気代
- 印刷設定・運用ルール
これらの要素は日常の印刷業務と密接に関わっており、見直すだけでも大きなコスト削減が期待できるでしょう。
次の章では、それぞれの費用をどのように最適化できるのかを具体的に解説していきます。
プリンターの印刷コストを構成する5大要素と見直しポイント
ここからは、ランニングコストを構成する5つの要素について、それぞれの課題と改善策を整理してご紹介します。
まずは次の表で、印刷コストの全体像をつかみましょう。
| コスト要素 | 主な課題 | 見直しポイント |
| ①トナー／インク代 | 純正品のコストが高い | リサイクルトナーでコスト削減 |
| ②用紙代 | 片面印刷・ミスプリント | 両面印刷・デジタル化の推進 |
| ③保守契約費 | 過剰契約・追加料金 | 契約内容の最適化・統合 |
| ④電気代 | 電源の入れっぱなし | 省エネ設定・自動電源オフ |
| ⑤印刷設定・運用ルール | カラー乱用・ルール未整備 | 院内統一ルールの策定・徹底 |
続いて、それぞれの項目を詳しく解説していきます。
①：トナー／インク代（モノクロ中心なら最大70％削減）
トナーやインク代は、プリンターのランニングコストの中で最も大きな割合を占めており、削減効果も最も高い項目になります。
とくに医療機関では印刷量が多いため、消耗品の見直しによって年間数十万円以上のコスト削減が可能です。
コストの内訳と課題
純正トナーは品質が安定している一方で、価格が高く、医療機関では大きな負担になりやすい項目です。
月に複数本を使用するケースもあり、印刷量が多いほどコストは膨らみます。
多くの医療機関で使われているレーザープリンターは純正品の使用を前提に設計されていますが、純正品にこだわり続けると費用負担が増す一方です。
さらに、在庫管理が不十分だと、必要なときに在庫切れを起こし、割高な純正品を緊急購入せざるを得ない場合もあります。
改善ポイント
最も効果的なのは、リサイクルトナーの導入です。
リサイクルトナーは、使用済みカートリッジを回収・再生した製品で、純正品と比べて大幅なコスト削減が期待できます。
品質は純正品とほぼ同等で、約30〜70％のコスト削減が可能です。
とくにモノクロ印刷が中心の医療機関では、品質面でも十分に実用的で、高い導入効果が見込めます。
②：用紙代（印刷設定の工夫で30％削減）
用紙代は一見すると小さな支出に思えますが、医療機関の印刷量を考えると、年間で相当な金額になります。
印刷設定の工夫や運用ルールの見直しによって、30％程度の削減が期待できる項目です。
コストの内訳と課題
医療機関ではカルテや説明資料などの印刷が多く、設定次第で無駄が生じやすくなります。
とくに片面印刷のまま運用している場合、用紙の消費が増えがちです。
両面印刷への切り替えや、電子データ活用の不足、印刷ミスの刷り直しなどもコスト増加の原因となります。
改善ポイント
まず取り組むべきは、両面印刷を標準設定にすることです。
プリンターの初期設定を両面印刷に変更するだけで、用紙使用量を約半分に減らせます。
また、可能な範囲でのデジタル化推進も効果的です。
院内の会議資料をタブレットで共有したり、一時的な参照資料を電子データで保存したりすることで紙の消費を減らし、結果的に用紙代の削減につながります。
③：保守契約費（見落としがちなコスト）
保守契約費は、プリンターの安定稼働のために必要な費用ですが、契約内容によっては過剰なコストを支払っている可能性があります。
見えにくいコストだからこそ、定期的な見直しが重要です。
コストの内訳と課題
プリンターの保守契約には、定期メンテナンスや故障修理、部品交換といった費用が含まれます。
医療機関では業務を止めないために手厚い契約を結ぶことが多い一方で、実際の利用状況に対して過剰なサービス内容になっている場合が少なくありません。
また、複合機を使用している場合、多くの契約は印刷枚数に応じた従量課金制で、印刷が多ければ追加料金、少なければ割高な契約になるケースもあります。
改善ポイント
まず、保守契約の内容と実際の利用状況を定期的に照らし合わせましょう。
故障頻度や印刷枚数、メンテナンスの利用実績を把握することで、契約が過剰になっていないか判断できます。
また、品質の高いリサイクルトナーを使えば、トナー起因の故障を防ぎ、保守費用の削減にもつながります。
④：電気代（プリンター稼働時間の最適化）
プリンターの電気代はランニングコストのなかでは小さく見えますが、台数が多い医療機関では積み重なると無視できない金額になります。
とはいえ、このコストは設定を少し見直すだけで削減できる項目でもあります。
コストの内訳と課題
プリンターは印刷時だけでなく、待機中にも電力を消費しています。
医療機関では24時間体制の部署も多く、夜間や休日でも電源を入れっぱなしにしているケースが少なくありません。
さらに、古いプリンターを使い続けている場合、省エネ機能が搭載されていないことも多く、最新機種に比べて消費電力が高くなる傾向があります。
改善ポイント
まずは、省エネモードや自動電源オフ機能を設定しましょう。
一定時間操作がないと自動でスリープに切り替わるようにすれば、待機中の電力を大きく削減できます。
また、夜間や休日など印刷がない時間帯は電源を切る運用ルールを設けるのも効果的です。
さらに、プリンターを部署間で共用して台数を減らせば、電気代を一層抑えられます。
⑤：印刷設定・運用ルール（ルール設計でムダ印刷を削減）
印刷設定や運用ルールの問題は、ほかの4つの要素すべてに影響を与える重要な項目です。
適切なルールを設けることで、総合的なコスト削減が可能になります。
コストの内訳と課題
医療機関では、部署や担当者ごとに印刷設定が統一されておらず、結果的に全体のコストが膨らむケースが多く見られます。
とくに問題となるのがカラー印刷の使いすぎです。
カラー印刷はモノクロの数倍のトナー代がかかるため、使用基準がないと無駄な印刷が増えてしまいます。
改善ポイント
まずは、院内統一ルールを策定することが大切です。
カラー印刷は患者向け資料など必要な場合に限定し、両面印刷を標準設定にするなど、明確な基準を設けましょう。
あわせて、各プリンターの設定も統一し、個人の判断に任せない運用にすることで、ルールの徹底が図れます。
どこから見直すべきか？ランニングコスト削減効果が高い要素TOP3【比較ガイド】
5つの要素すべてを一度に改善するのは難しい場合もあります。
ここでは、即効性があり、費用対効果の高い上位3項目を優先度順にご紹介します。
トナー／インク代（最大70％削減）
最も見直し効果が大きいのが、トナー・インク代です。
医療機関では印刷量が多いため、コスト全体への影響がとくに大きくなります。
リサイクルトナーに切り替えるだけで、純正品より30〜70％の削減が可能です。
モノクロ印刷中心の施設なら、さらに高い削減効果が期待できます。
用紙代（30％削減）
次に取り組むべきは、用紙代の削減です。
両面印刷や印刷プレビューの徹底で約30％削減でき、用紙使用量の減少は保管スペースや廃棄費の圧縮にもつながります。
電子データでの共有を増やすことも、長期的なコスト削減に効果的です。
印刷設定・運用ルール（20％削減）
印刷ルールの統一は、トナー代・用紙代の両方に効果がある重要な取り組みです。
カラー印刷の使用基準を明確にし、定期的に印刷状況をモニタリングすれば、約20％の削減が期待できます。
ルールを設ける際は、現場の声を反映させることがポイントです。
無理のない運用にすることで、継続的なコスト管理が可能となります。
プリンターの買い替えよりも「運用改善」が効く理由
コスト削減というと新しいプリンターの導入を考えがちですが、実は運用の見直しの方が効果的な場合が多くあります。
新機種の導入には、初期費用だけでなくスタッフ研修やシステム設定などの手間も発生し、投資を回収するまでに数年かかることも珍しくありません。
一方で、リサイクルトナーの導入や両面印刷の徹底といった運用改善なら、すぐに効果を実感できます。
今ある設備を活かしながらコストを減らせるため、医療現場にとって現実的かつ即効性の高い対策といえるでしょう。
医療機関におすすめ｜ドゥファインのリサイクルトナーで実現するランニングコスト最適化
ここまでご紹介したコスト削減策のなかで、最も効果が高いのがトナー代の見直しでした。
ここからは、医療機関での導入実績が豊富なドゥファインのリサイクルトナーについて、その特徴と導入効果を詳しく解説します。
リサイクルトナーとは？
リサイクルトナーは、使用済みカートリッジを回収・再生して再利用するトナーです。
廃棄物を減らせるため、環境にも優しい選択といえます。
分解・洗浄・部品交換・再充填・品質検査といった工程を経て製造されるため、印刷品質は純正品とほぼ変わりません。
純正品より30〜70％安く、印刷枚数や耐久性も同等です。
ドゥファインのリサイクルトナーの特徴
ドゥファインは2008年からリサイクルトナーを販売し、東北エリアの多くの医療機関で導入実績を重ねてきました。
年間約1万本の販売実績があり、不具合率はわずか1.5％と、純正品とほぼ同水準の品質を維持しています。
万一リサイクルトナー起因でプリンターが故障した場合は修理費を全額保証し、複数メーカー品を自社で試験・比較したうえで、耐久性や印字品質の基準を満たす製品のみ採用しています。
また、独自の流通体制を整え、在庫切れのリスクを防止。必要なタイミングで安定した供給を可能にしています。
導入後の成果イメージ
ドゥファインのリサイクルトナーは、現在50か所以上の東北の主要医療機関で採用されており、さらに他の病院からも導入に関するお問い合わせやご相談を多くいただいております。今後も採用先の拡大・活用が一層進む見通しです。
導入によって印刷コストを最大70％削減した事例もあり、年間の経費を大きく抑える結果につながりました。
さらに他の病院からも導入に関するお問い合わせやご相談を多くいただいております。今後も採用先の拡大・活用が一層進む見通しです。
【まとめ】まずはプリンターのランニングコストの「見える化」から始めよう
プリンターのランニングコストは、トナー代・用紙代・保守契約費・電気代・運用設定の5項目で構成されます。
これらは日々の業務で少しずつ積み重なり、印刷量の多い医療現場では無視できない負担となります。
まずは現状の「見える化」と運用見直しから着手しましょう。設備更新なしでも十分な改善が期待できます。
ドゥファインは医療機関向けに印刷コストの無料診断を実施し、現状可視化と最適な削減プランをご提示します。
「どこまでコストを下げられるのか知りたい」「今の契約内容が適切か確認したい」と考えている方は、ぜひ一度ご相談ください。
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