医療機関における印刷コストは、経営を圧迫する固定費のひとつです。

電子カルテや検査結果、同意書といった日常業務での印刷量は膨大で、さらにカラー比率の高さもコスト増大の要因となっています。

本記事では、医療現場特有の印刷コスト構造を整理し「運用改善」と「トナー選定」の2つの視点から効率的な削減策を解説します。

印刷コストの見直しを検討されているご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。

医療機関の印刷コストが高くなる3つの理由

医療機関では、日常業務の特性から印刷コストが膨らみやすい構造があります。

電子カルテやレセプトによる印刷量の多さ、カラー出力の比率、そして純正トナーへの依存といった要因が積み重なり、結果的にコスト高を招いているのです。

以下でそれぞれの理由を具体的に見ていきましょう。

電子カルテやレセプトなど印刷量が多い

電子カルテやレセプトが普及しても、病棟や外来では同意書や説明資料、会計明細などの紙配布が欠かせません。

患者向けの配布物やラベル貼付は依然として紙が中心であり、帳票出力の機会は日常的に発生します。

その積み重ねによって総印刷枚数は増えやすく、結果的にコストのベースが大きくなります。

電子化で業務効率は高まっても、完全なペーパーレスにはなりにくい点に注意が必要です。

カラー印刷の比率が高い

患者向け説明資料や掲示物、カラーラベルの運用により、白黒では足りない場面が多くあります。

カラーは1枚当たりの単価が白黒の約3〜5倍まで上がることが一般的で、少量でも総額を押し上げてしまいます。

重要度に応じて白黒へ切り替えるだけで、固定費に近い印刷コストのベースを下げることが可能です。

白黒印刷にするのかカラー印刷にするのかの判断基準を院内で共有すると、抑制効果が持続するでしょう。

純正トナー依存による単価の高さ

多忙な現場では「確実に動くもの」を優先し、純正トナーだけで調達し続けるケースが少なくありません。

純正品は不具合率が約1%と言われており安心感がある反面、単価が高いため、年間コストに大きな差が生じやすいのが実情です。

そこで有効なのが、品質や保証を備えたリサイクルトナーの導入です。純正と同等の印刷品質を保ちながら、印刷コストを抑えられます。

リサイクルトナーを導入する際は、価格だけでなく保証内容までしっかり比較し、安心してコスト削減につなげていきましょう。

すぐに実践できる！印刷コストを下げる5つの運用ルール

印刷コストは、ちょっとした運用改善だけでも着実に削減できます。

ここでは、医療機関でも今日から取り入れられる以下5つの具体策をご紹介します。

1. カラー印刷は必要なときだけ使用
2. 両面印刷をデフォルト設定にする
3. 部署別の印刷枚数を可視化し目標枚数を設定する
4. PDF共有を増やし紙印刷を減らす
5. 定期的な運用見直しでムダを削減

カラー印刷は必要なときだけ使用

医師説明用の資料や院内掲示など、白黒で十分なものについてはあらかじめ基準を設け、プリンターのデフォルト設定を白黒にしておくことが効果的です。

色が必要な帳票やフォームだけを例外扱いにすれば、担当者の判断負荷が減り、運用のばらつきも防げます。

カラー印刷は白黒に比べて数倍のコストがかかるため、このルール化による削減効果は大きくなります。

さらに、帳票や資料のテンプレートを白黒前提のデザインに見直しておけば、無駄なカラー印刷の再発を防ぎやすくなるでしょう。

両面印刷をデフォルト設定にする

プリンターや複合機の管理画面で両面印刷を標準設定にし、片面印刷は例外として扱うようにするのが有効です。

これだけで用紙の使用量を最大で半分に抑えられ、保管スペースの圧迫も軽減できます。

さらに、集約印刷やセキュリティプリントと組み合わせれば、ミスプリントの防止や不要な出力の削減にも効果的です。

両面印刷は多くの機種で標準機能として搭載されているため、すぐに取り入れられる施策となるでしょう。

部署別の印刷枚数を可視化し目標枚数を設定する

部署やフロアごとに印刷枚数やカラー比率を月次で掲示し、推移を共有すると効果的です。

数値が見えることで削減意識が高まり、取り組みが継続しやすくなります。

プリンターの管理機能や集計レポートを活用すれば、追加コストをかけずに把握できるのも利点です。

さらに、削減目標を前月比や四半期単位で設定し、達成部署を評価に反映することで、全体の取り組みが浸透していきます。

PDF共有を増やし紙印刷を減らす

院内掲示や申し送り、会議資料などはPDFで共有し、必要な分だけ印刷する運用に切り替えることで、印刷コストを大幅に抑えられます。

加えて、電子カルテやグループウェアと連携して閲覧性を高めれば、紙の使用はさらに減らしやすくなるでしょう。

電子配布が難しい帳票についても、形式そのものを見直すことが有効です。

たとえば署名必須の文書をタブレットで署名可能なPDFに変えるなど、部分的なペーパーレス化でも継続的な効果が期待できます。

ペーパーレス化はコスト削減にとどまらず、情報共有のスピード向上や業務効率の改善にもつながります。

定期的な運用見直しでムダを削減

四半期ごとに「カラー比率」「両面使用率」「部署別枚数」を点検し、ルールの形骸化や例外運用を修正していくことが重要です。

印刷ニーズは人事異動や診療体制の変更で変化するため、年1回の見直しでは対応が遅れてしまいます。

指標を定めてPDCAを回すことで、削減効果を持続できます。

また、ベンダーを活用すれば設定変更や職員教育の負担を減らすことも可能です。

トナー選びで年間コストが大きく変わる

印刷量が多い医療機関では、トナーを見直すことで年間のコストを大幅に削減できる可能性があります。

トナーには純正トナーとリサイクルトナーがありますので、それぞれの違いや削減効果を確認してみましょう。

純正トナーとリサイクルトナーの違い

純正はメーカーが製造しているということもあり、不具合率が低いという安心感がある反面、単価が高めになりがちです。

一方、高品質のリサイクルトナーは、回収・再生・検査を経て供給され、印字寿命や濃度も純正同等を基準に設計されます。

そのため、ドゥファインのリサイクルトナーであれば不具合率は約1.5%程度（一般的には2～4%）に抑えられており、コストも大幅に削減できます。

重要なのは、製品の品質管理体制と、万一の故障時の対応内容が明記されているかどうかです。

ここをリサイクルトナーで満たすことができれば、安心とコストの両立が可能になります。

リサイクルトナーでどれだけのコストカットが実現可能か？

リサイクルトナーを導入した医療機関では、30〜70％のコスト削減が一般的な水準です。

電子カルテやレセプト用プリンターのように印刷量が多い機種では、年間で100万円以上の削減につながるケースもあります。

さらに、ドゥファインのリサイクルトナーは純正同等の品質基準で検査を実施し、不良品は即時交換。万一プリンター故障が発生した場合も修理費用を全額保証する仕組みを備えています。

つまり「安さだけ」ではなく、品質・保証・安定供給を兼ね備えているため、コスト削減とリスク回避を同時に実現できるのです。

医療機関でのリサイクルトナー導入事例

ドゥファインのリサイクルトナーは、東北・新潟エリアを中心に大学病院から地域の総合病院、専門クリニックまで幅広く導入が進んでいます。

多くの施設では試験導入を経て全館へ展開し、コスト削減と現場負担の軽減を同時に実現しています。

実際にドゥファインのリサイクルトナーを導入した総合病院では、大量印刷後に発生した印字不良に対し、保証に基づく無償交換が行われ、業務を止めることなく迅速に復旧できました。

さらに、保守契約を結んでいないクリニックでも追加費用なしでサポートを受けられており、安心して利用できています。

こうした導入効果とサポート体制の実績が、リサイクルトナーの継続採用を後押ししているのです。

安さ優先でトナーを選ぶと起こる3つのリスク

リサイクルトナーにすることで大幅なコストカットにつながりますが、トナーを価格だけで選んでしまうと、一見コスト削減できたように見えても、現場では思わぬトラブルにつながることがあります。

結果的に再印刷や機器の修理対応が発生し、かえって高くつくケースも少なくありません。

ここからは、安さを優先した場合に起こりやすい3つのリスクについて具体的に見ていきます。

印字不良による再印刷の手間

低品質なトナーを選んでしまうと、かすれやムラ、色のにじみなどの印字不良が起こりやすくなります。

その結果、同じ書類を再印刷する必要が出てくるため、用紙や時間の無駄が増えるのです。

特に医療現場では、読みやすさが診療や記録に直結することから、スタッフは再印刷の対応に追われ、業務の流れが乱れがちです。

一方、品質保証付きで即時交換に対応するトナーを選べば、万一不良が起きても迅速にカートリッジを交換でき、再印刷の連鎖を防止できます。

その結果、現場の負担が軽減され、業務の安定性が保たれやすくなるのです。

プリンター故障で業務が止まるリスク

低品質なトナーは装着不良や粉漏れを起こしやすく、紙送りや定着部に不具合を発生させ、プリンター停止につながる恐れがあります。

こうした故障が保守契約の対象外と判断されれば、復旧までの時間と費用はすべてユーザーの負担となります。

一方で、保証制度がある製品なら代替品で症状を切り分けながら復旧を進められるため、ダウンタイムを最小限に抑えることが可能です。

さらに、トラブル時の対応手順をあらかじめ整えておけば、業務への影響を小さくし、スムーズな復旧が可能になります。

保守契約の適用外になる可能性

純正以外のトナーを使用した場合、メーカーによっては「保守契約の対象外」と明記されていることがあります。

トナーが原因でプリンターに不具合が起きた際、修理費用を自己負担しなければならない可能性があるため、事前に契約内容を確認することが重要です。

このようなリスクを避けるには、保証付きのリサイクルトナーを選ぶことが有効です。

たとえばドゥファインでは、リサイクルトナーでプリンターにトラブルが起きた場合でも、修理費用を全額保証し、代替トナーの発送や東北・新潟エリアでの現地点検・清掃対応を含めたサポート体制を整えています。

保守契約と保証が共存する体制をあらかじめ整えておくことで、トラブル時の対応がスムーズになり安心です。

【4ステップ】失敗しない印刷コスト削減の進め方

印刷コストの削減は、場当たり的な対策では効果が長続きしません。

現状を数値で把握し、運用ルールを定め、製品選びを検証しながら信頼できるパートナーと連携することが重要です。

1. 現状コストの棚卸し
2. 削減ルールの策定と周知
3. トナー選定と試験導入
4. 信頼できるパートナーとの契約

ここからは、印刷コスト削減を確実に進めるために押さえておきたい4つのステップを順に解説します。

1,現状コストの棚卸し

まずは、どれだけ印刷にコストがかかっているのかを数値で「見える化」することから始めましょう。

月間の印刷枚数やカラー比率・トナー単価・両面印刷の活用度を整理すれば、無駄の発生箇所が見えてきます。

プリンターの管理レポートと購買データを突き合わせ、さらに紙の用途や保管状況まで確認すると、部門ごとのコスト実態と削減ポイントがより明確になるでしょう。

数値に基づいて現状を棚卸しすることが、効果的な改善策を選ぶための第一歩となります。

2,削減ルールの策定と周知

次に、院内全体で守るべき印刷ルールを明確にします。

「白黒を標準、カラーは例外」「両面印刷や集約印刷を基本」「会議資料はPDFで配布」といった基準を文書化し、部署代表者会で承認を得たうえで、開始日や運用方法を全体に周知します。

掲示と初期設定の変更を同日に行えば、現場の戸惑いを最小限に抑えられるでしょう。

さらに、翌月からの利用状況を可視化し、定着度をチェックすることも重要です。

3,トナー選定と試験導入

現状把握とルール整備を終えたら、次は実際に使用するトナーを比較・検証しましょう。

まずは候補となる製品を複数そろえ、主に使用しているプリンター機種で2〜4週間の試験導入を行います。

その際は「印字の鮮明さ」「カスレやムラの有無」「想定印刷枚数に対する実際の出力枚数」「紙詰まりやエラーの発生頻度」といったポイントをチェックします。

純正品と比べて画質や耐久性に差がないかを確認し、診断書など判読性が求められる文書に支障がないかを評価することが重要です。

あわせて、保証条件や不具合時の対応フロー（代替品の即時提供や修理保証の有無）まで確認しておくと安心です。

こうした検証を経てから本格導入に移行すれば、導入後のリスクを大幅に抑え、安定した印刷環境を維持できます。

4,信頼できるパートナーとの契約

印刷コスト削減を長期的に成功させるためには、安心して任せられるパートナー選びが欠かせません。

保証内容や在庫・納期、現地対応や代替手配を事前に確認しておくことで、突発的なトラブルにもスムーズに対応できます。

さらに、修理費を負担し現場対応まで担う体制や、試算書・定期レポートの提供があれば、改善効果を見える化しながら継続的に最適化が可能です。

こうしたパートナーと組むことで、印刷コスト削減の取り組みを着実に成果へつなげ、安定した環境を長く維持できます。

医療機関の印刷コスト削減はドゥファインにおまかせ

ここまでご紹介した工夫を現場で続けるには、少なからず負担がかかるのも事実です。

その点、ドゥファインは純正同等の品質を満たしたリサイクルトナーを安定的に供給し、東北エリアを中心に多くの医療機関で採用されています。

印字品質は試験で確認しており、不具合が起きた際には代替トナーを即時に手配し、現地で原因を切り分ける体制を整えています。

リサイクルトナーが原因と判明した場合には、修理費まで当社が負担する仕組みです。

また、地域拠点からの迅速なサポートに加え、見積や試算書の作成、初期設定の支援まで一括で対応しています。

こうした仕組みにより、医療機関は余計な手間を抱えることなく、30〜70％のコスト削減と安定した印刷環境を両立することが可能です。

印刷コストの削減に関するよくある質問

本章では、印刷コストの削減に関連するよくある質問をご紹介します。

リサイクルトナーは純正品と比べて印字品質が落ちない？

レーザープリンターの場合、純正トナーからリサイクルトナーに切り替えることで、大幅な印刷コストの削減につながります。

一方で、純正からリサイクルに切り替えることで、印字品質が落ちないかを気にする方は多くいます。

品質管理が徹底されたリサイクルトナーであれば、純正と同じ印字濃度や寿命を基準に再生・検査されています。

万一トラブルが起きても、交換や現地対応によってすぐにフォローできるため、日常業務に支障は出ません。

導入時には、まず試験的に使って印字品質を確認しておくと安心です。

リース契約中のプリンターでもリサイクルトナーは使える？

リース契約のプリンターでも、トナーを別途購入する方式ならリサイクルトナーを使用できる場合が多いです。

ただし、「非純正トナーが原因の不具合は修理保証の対象外」とされる場合があります。

印刷コストを抑えるためにリサイクルトナーに変えたが故、保証の対象外となってしまうと、万が一の際に修理費用でコストが高くつく可能性があります。

保証の対象かどうかを十分に確認してから、トナーの切り替えを検討しましょう。

リサイクルトナーが原因で故障した場合の修理費用はどうなる？

一般的なリサイクルトナー業者では、不具合時の交換対応はあっても、プリンターの修理費まではカバーされないことが少なくありません。

一方でドゥファインの場合、故障原因がリサイクルトナーにあると診断された際には、修理費用をドゥファインが負担します。

印刷コストだけで見るのではなく、修理コストなど総合的に判断して、印刷コストの削減方法を探りましょう。

まとめ：品質と保証で選ぶことが長期的な削減につながる

医療機関の印刷コストは、運用改善とトナー選定を組み合わせることで大きく下げられます。

カラー印刷の抑制や出力状況の可視化などでムダを減らし、さらに品質と保証を備えたリサイクルトナーを導入することで、コスト効果を大きく高められます。

ただし、価格だけで判断すると再印刷やプリンター故障といった想定外の負担が発生しかねません。

長期的に安心して削減を続けるには、印字品質の確かさに加え、不具合時の保証範囲や修理費をカバーしてくれるのかまで含めて検討することが重要です。

ドゥファインでは、純正同等の品質試験をクリアしたリサイクルトナーを供給し、不具合時の修理費全額保証や迅速な現地対応を行っています。

削減効果の試算書も無料で作成できますので、まずはお気軽にご相談ください。

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